Najpopularniejszy w Polsce portal o finansach i biznesie

Optymalizacja kosztów druku

Koszty druku w przedsiębiorstwie, włączając w nie cenę eksploatacji sprzętu, mogą pochłaniać nawet 11 proc. zysków. Niezależnie od liczby drukowanych stron każdy przedsiębiorca powinien zastanowić się nad racjonalizacją wydatków. Oszczędności mogą okazać się znaczne.

Mimo wykorzystania nowoczesnych technologii usprawniających komunikację oraz zarządzanie informacjami, drukowanie w przedsiębiorstwach nie odejdzie prędko do lamusa. Wynika to chociażby z wymogów prawnych dotyczących konieczności przechowywania określonych dokumentów w formie papierowej. Innym powodem jest wygoda przeglądania oraz analizowania dokumentów, takich jak plany, projekty urbanistyczne czy makiety wydawnicze.

Drukują na potęgę

Istotny wpływ na liczbę drukowanych kartek mają nie tylko zasady oraz zwyczaje panujące w danej firmie (lub ich brak), lecz także przyzwyczajenia pracowników. Jak pokazało badanie KPMG „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce”, ponad połowa polskich przedsiębiorstw (55 proc.) realizowała swoje procedury administracyjno-biurowe wyłącznie w formie papierowej. Jednocześnie –wobec braku polityki dotyczącej racjonalizacji kosztów druku – 54 proc. ankietowanych pracowników drukowało jednostronnie również w przypadku wydruków roboczych.

W rezultacie w wielu firmach liczba wydruków zamiast spaść – wzrosła. Według najnowszej edycji raportu „Bezpieczeństwo informacji w Polsce” firmy HSM, w porównaniu z rokiem 2014, w ubiegłym roku 31 proc. ankietowanych firm zauważyło wzrost wykorzystania papieru oraz tonerów. Równocześnie wiele przedsiębiorstw w ogóle nie monitoruje ani kosztów, ani wydruków. Danych na ten temat dostarczył KPMG na łamach wspomnianego raportu, w którym okazało się, że 52 proc. ankietowanych firm nie monitoruje kosztów związanych z wykorzystaniem urządzeń drukujących.

Jak optymalizować?

Aby móc optymalizować koszty, trzeba wiedzieć, które elementy wymagają poprawy. Pierwszym krokiem powinno być wzięcie pod lupę wysokości poszczególnych kosztów powstających w procesie druku. Do głównych parametrów należy m.in. liczba drukowanych stron. Raport KPMG informuje, że statystyczny pracownik w Polsce wykorzystał w 2012 roku ponad 8 tysięcy kartek. Łącznie dało to 11 mln ryz formatu A4, czyli ponad 68 mld zadrukowanych kartek, z czego 8,2 proc. zostało zmarnowanych.

Nie mniej istotny jest wybór sprzętu oraz materiałów eksploatacyjnych. Niska cena niektórych drukarek kusi niejednego przedsiębiorcę, chociaż koszt druku jednej strony dokumentu bywa wtedy zazwyczaj o wiele wyższy niż w urządzeniach bardziej zaawansowanych technologicznie, czyli droższych. Czy firma faktycznie oszczędza, kupując tańszą drukarkę?

Realnym wskaźnikiem pozwalającym ocenić bilans zysków i strat wynikających z użytkowania sprzętu jest wskaźnik TCO, Total Cost of Owenrship, który uwzględnia zarówno cenę zakupu, jak i koszty materiałów eksploatacyjnych oraz serwisu, w odniesieniu do liczby planowanych wydruków w okresie eksploatacji. Mając do dyspozycji pełne informacje na temat wydajności tonerów oraz możliwości urządzenia, da się dokonać pełnego bilansu i wyliczyć np. jednostkowy koszt wydruku jednej strony dokumentu. Odpowiednia drukarka to jednak dopiero połowa sukcesu. Równie ważne jest dobranie tonera oraz tuszu – badania wskazują bowiem, że nie wszystkie grupy produktów dostępnych na rynku zapewniają optymalną wydajność oraz jakość.

Grzegorz Konik z HP podkreśla, że o przewadze materiałów OEM nad zamiennikami świadczą m.in. szczegółowe badania firm analitycznych, takich jak Buyers Laboratory czy SpencerLab. – Badania prowadzone w ostatnim czasie potwierdzają korzyść z zakupu oryginalnych wkładów przekładającą się na liczbę uzyskanych wydruków. Istotne jest to, że materiały oryginalne są bezpieczne dla urządzenia, podczas gdy 15,7 proc. zamienników tuszów i 41,7 proc. zamienników tonerów badanych przez Buyers Laboratory okazywało się wadliwe w trakcie użytkowania lub zaraz po rozpakowaniu. Groziło to uszkodzeniem drukarki i wiązało się z pogorszeniem jakości wydruku – dodaje. – W rezultacie nasi serwisanci trzykrotnie częściej naprawiali urządzenia, w których używano zamienników, a ponad dwie trzecie potwierdziło, że wymiana zestawów konserwacyjnych lub innych podzespołów w drukarkach z serii LaserJet następuje częściej, gdy są w nich stosowane zamienniki tonerów.

Racjonalne drukowanie może przynieść znaczne oszczędności w budżecie firmy. Jest to kwestia podstawowa nie tylko dla dużych podmiotów, lecz także w małych i średnich przedsiębiorstwach. Kluczem do sukcesu są trzy elementy: wprowadzenie polityki wydruków, zmiana przyzwyczajeń i procedur oraz wybór właściwego urządzenia i zakup odpowiednich materiałów eksploatacyjnych.

Artykuł sponsorowany

Czytaj także
Polecane galerie